Effiziente Meetings in Zeiten von Corona - 6 Regeln für Videokonferenzen im Homeoffice
Veröffentlicht am 27.05.2020 von Fredy Pillinger, Verkaufsleiter ostjob.ch
Meetings gehören zum normalen Business-Alltag. In Zeiten von Corona und aus dem Homeoffice wird es jedoch etwas aufwändiger, sie zu organisieren. Damit ein digitales Meeting effektiv sein kann, ist eine entsprechende Planung und Vorbereitung nötig. Die folgenden 7 Regeln für die Organisation des Meetings sorgen dafür, dass Ihre Videokonferenz erfolgreich ist.
1. Meetings sollten unabdingbar sein
Wenn Sie die Fragestellungen, die Sie im Meeting diskutieren wollen, auch auf anderem Wege lösen können, ist die Besprechung in der Gruppe alles andere als nötig. Grundsätzlich gilt, dass Sie ein Meeting nur dann einberufen sollten, wenn es für eine Lösungsfindung oder das Treffen von Entscheidungen unabdingbar ist.
8. Die Teilnehmerzahl - weniger ist mehr
Die Teilnehmerzahl eines digitalen Meetings sollten Sie sehr stark begrenzen. Eine produktive Diskussion entsteht, wenn alle Teilnehmenden wirklich in das Thema involviert sind und einen persönlichen Beitrag zu einer Lösungs- oder Entscheidungsfindung leisten können. Mehr als acht Teilnehmer sollten allenfalls die Ausnahme als die Regel sein, da es dann schwer wird, auf virtuellem Wege eine Diskussion in Gang zu bringen.
9. Agenda und Zeitplanung vorbereiten
Wenn Sie ein Meeting wünschen, stehen Sie auch in der Pflicht, eine entsprechende Agenda vorzubereiten und im Vorfeld der Besprechung an die Teilnehmenden zu versenden. Die Agenda für ein digitales Meeting sollte kurz und "knackig" sein. Mehr als fünf Themenschwerpunkte sollte sie auf keinen Fall enthalten. Wichtig ist auch die Zeitplanung für das Meeting. Jedem Thema, das auf der Agenda steht, sollte ein Zeitblock zugeordnet werden.
10. Protokoll führen
Ohne Dokumentation und Protokoll müssen Sie damit rechnen, dass die Ergebnisse des Meetings schnell in Vergessenheit geraten und auf die Besprechung keine Aktivitäten folgen. Zu dokumentieren sind wichtige Diskussionspunkte und Kontroversen, vor allem aber die Ergebnisse, Handlungsanweisungen und Verantwortlichkeiten für nachfolgenden Schritte. Verteilen sollten Sie das Meeting-Protokoll zeitnah per E-Mail oder Messenger-Versand.
11. Netiquette beachten
Allen Teilnehmenden des digitalen Meetings sollte klar sein, dass auch im virtuellen Raum Verhaltensregeln wichtig sind. Zur Netiquette zählt, andere ausreden zu lassen und ihnen nicht arrogant oder belehrend zu begegnen. Meinungsverschiedenheiten sollten offen, aber höflich angesprochen werden.
12. Videokonferenzen präferieren
Videochats sind im Vergleich zu Telefonkonferenzen die bessere Option für digitale Meetings. Eine positive und produktive Kommunikation wird hier auch durch Mimik und Körpersprache unterstützt. Die technischen Voraussetzungen liefern Notebooks, Smartphones oder Tablets sowie Plattformen wie Zoom, FaceTime oder Skype ohne grossen Aufwand.
Wenn Sie die Fragestellungen, die Sie im Meeting diskutieren wollen, auch auf anderem Wege lösen können, ist die Besprechung in der Gruppe alles andere als nötig. Grundsätzlich gilt, dass Sie ein Meeting nur dann einberufen sollten, wenn es für eine Lösungsfindung oder das Treffen von Entscheidungen unabdingbar ist.
8. Die Teilnehmerzahl - weniger ist mehr
Die Teilnehmerzahl eines digitalen Meetings sollten Sie sehr stark begrenzen. Eine produktive Diskussion entsteht, wenn alle Teilnehmenden wirklich in das Thema involviert sind und einen persönlichen Beitrag zu einer Lösungs- oder Entscheidungsfindung leisten können. Mehr als acht Teilnehmer sollten allenfalls die Ausnahme als die Regel sein, da es dann schwer wird, auf virtuellem Wege eine Diskussion in Gang zu bringen.
9. Agenda und Zeitplanung vorbereiten
Wenn Sie ein Meeting wünschen, stehen Sie auch in der Pflicht, eine entsprechende Agenda vorzubereiten und im Vorfeld der Besprechung an die Teilnehmenden zu versenden. Die Agenda für ein digitales Meeting sollte kurz und "knackig" sein. Mehr als fünf Themenschwerpunkte sollte sie auf keinen Fall enthalten. Wichtig ist auch die Zeitplanung für das Meeting. Jedem Thema, das auf der Agenda steht, sollte ein Zeitblock zugeordnet werden.
10. Protokoll führen
Ohne Dokumentation und Protokoll müssen Sie damit rechnen, dass die Ergebnisse des Meetings schnell in Vergessenheit geraten und auf die Besprechung keine Aktivitäten folgen. Zu dokumentieren sind wichtige Diskussionspunkte und Kontroversen, vor allem aber die Ergebnisse, Handlungsanweisungen und Verantwortlichkeiten für nachfolgenden Schritte. Verteilen sollten Sie das Meeting-Protokoll zeitnah per E-Mail oder Messenger-Versand.
11. Netiquette beachten
Allen Teilnehmenden des digitalen Meetings sollte klar sein, dass auch im virtuellen Raum Verhaltensregeln wichtig sind. Zur Netiquette zählt, andere ausreden zu lassen und ihnen nicht arrogant oder belehrend zu begegnen. Meinungsverschiedenheiten sollten offen, aber höflich angesprochen werden.
12. Videokonferenzen präferieren
Videochats sind im Vergleich zu Telefonkonferenzen die bessere Option für digitale Meetings. Eine positive und produktive Kommunikation wird hier auch durch Mimik und Körpersprache unterstützt. Die technischen Voraussetzungen liefern Notebooks, Smartphones oder Tablets sowie Plattformen wie Zoom, FaceTime oder Skype ohne grossen Aufwand.